Los padres o el representante legal, solicitarán al puesto de admisiones y registros, el resumen o evolución de la atención, el personal informará al solicitante que, en el momento de la entrega, deberá presentar los siguientes soportes.

• Copia del registro civil, donde conste el parentesco o la representación legal.
• Copia de la cedula de ciudadanía del solicitante o representante legal.
• Copia del documento de identificación del menor de edad, si aplica para TI.

Se hacen excepciones de no exigir el registro de civil de nacimiento, cuando en la historia clínica dentro de la admisión aparece el nombre del padre o la madre como responsable del paciente (deben coincidir con los apellidos y en la historia clínica debe estar plasmado por el personal asistencial el nombre del padre o madre).

El personal de admisiones y registros, imprime una copia del resumen de la historia clínica y se entrega personalmente al acudiente del menor.

El responsable o representante legal del paciente, deberán el firmar el formato de entrega de historia clínica, como constancia de entrega de la copia de la historia clínica.

Esta entrega se realiza cuantas veces la requieran dentro del proceso de atención, sea completa o por evolución.

Si no cumple estas características la historia clínica no podrá ser entregada.

Los costos de las copias serán asumidos por el solicitante

El tercero autorizado por el paciente, solicitarán al puesto de admisiones y registros, el resumen o evolución de la atención, el personal informará al solicitante que, en el momento de la entrega, deberá presentar los siguientes soportes.

• Carta de autorización del paciente firmado por este.
• Cedula original del paciente
• Cedula original de la persona autorizada (debe firmar).
• La copia de la historia clínica la imprimen y entregan en los puestos de admisiones y registros de cada sede.

La persona que realiza la solicitud de la copia de la historia clínica deberá el firmar el formato de entrega de historia clínica, como constancia de entrega de la copia de la historia clínica, y a este se le debe anexar la carta de autorización.

• Oficio expedido por la fiscalía, policía judicial.
• Se envía respuesta por correo electrónico institucional, si es física se envía con el mensajero la copia de la historia clínica con oficio, ambas respuestas serán emitidas por la analista de servicios.
• El oficio de solicitud y la carta de envió, firmada como recibida por la entidad judicial se guarda en la historia clínica del paciente.
• Si viene un representante judicial, se entrega la copia de la historia clínica, el solicitante debe colocar en el oficio la fecha, hora y la firma de este, y anexará el documento que lo acredita como funcionario judicial.
• En todos estos casos debe haber un radicado.

• Autorización escrita firmada por el paciente donde los autoriza para este efecto.
• Carta de la aseguradora donde como autorizado, solicita la copia de la historia clínica.

• Firma y sello del funcionario de la aseguradora que se lleva la copia de la historia clínica.

• Si la aseguradora tiene contrato con terceros éste debe portar carta o autorización de la aseguradora donde lo autoriza a reclamar historia clínica, autorización del paciente a la aseguradora, copia de cédula del paciente.

• La copia de la historia clínica se entrega en los puestos de admisión de cada sede, o se envía por correo electrónico.

Si el paciente es de seguimiento de vigilancia obligatoria, la secretaria de salud, solicitará la copia de la historia clínica por el correo sivigila.salud@medellin.gov.co, si la historia clínica es electrónica, se pasará la evolución a archivo PDF y se enviará por correo electrónico.

Se verificará que el paciente si se encuentre afiliado a la EPS solicitante.

La solicitud se debe hacer a través del correo electrónico institucional de la EPS solicitante, no se aceptarán correos personales solicitando copia de la historia clínica a nombre de una EPS. La respuesta se entregará física o a través de correo electrónico.

(Se acogerá a las Sentencias T303, T-834 de 2006), solo se entregará a: padres, hijos mayores de edad, cónyuges, y se deberán cumplir los siguientes requisitos.

Si es el padre o la madre: registro civil de nacimiento del fallecido, registro civil de defunción, cedula del fallecido (de no contar con la original, anexar copia legible), cedula del solicitante.

Si es hijo: registro civil de nacimiento del solicitante, registro civil de defunción, cedula del fallecido (de no contar con la original, copia legible), cedula del solicitante.

Si es el cónyuge: partida de matrimonio, registro civil de defunción, cedula del fallecido, cedula del solicitante.

Si es el compañero permanente: Declaración extrajuicio de convivencia reciente, registro civil de defunción, cedula del fallecido (de no contar con la original, anexará copia legible), cedula del solicitante.

En los casos anteriores el solicitante deberá llenar el registro de solicitud de historias clínicas, dejando observación de paciente fallecido, propio de la institución, el solicitante firmará y colocará su huella en el registro.

Apoderados: Deberá traer el poder otorgado por el grupo familiar, que abarque la Sentencia T-303, este estará autenticado por una notaría, y el apoderado realizara la solicitud en carácter de abogado representante, anexara registro civil de defunción, cedula del representado, cedula del apoderado.

Si el paciente fallecido no cuenta con los familiares antes mencionados y el requerimiento lo realiza un hermano. Deberá acreditar la condición del parentesco y portará los siguientes documentos:

• Registro de nacimiento del paciente fallecido

• Registro de nacimiento del solicitante.

• Declaración extra juicio, donde informe que el paciente no cuenta con padres, hijos, conyugues o compañero permanente.

• Diligenciará el registro de solicitud de historia clínica para paciente fallecido, propio de la institución.

• Cedula original de la cedula del paciente fallecido y del solicitante (de no tener la cedula original del paciente, copia legible).

• En cualquiera de los casos quedará copia de los registros y documentos presentados por el solicitante, en la historia clínica.

La copia de la historia clínica se entrega puesto de admisiones y registros de cada sede.

Si no cumple estas características la historia clínica no podrá ser entregada.

Los costos de las copias serán asumidos por el solicitante.

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